مجموعه مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) برای اغلب کاربران، مجموعهای شناخته شده و کاربردی به حساب میآید که معمولا هر کاربر متناسب با نیاز خود با نرم افزارهای موجود در این مجموعه آشنایی دارد.
با توجه به فراگیری نرم افزارهای آفیس از کارهای اداری گرفته تا امور شخصی و … موضوع محافظت و محدودسازی دسترسی یا ویرایش محتویات فایلهای تولید شده توسط نرم افزارهای این مجموعه برای برخی از کاربردها ضروری به نظر میرسد.
اگر محتوا یا اطلاعات محرمانهای در فایلهای مایکروسافت ورد (Word)، اکسل (Excel) یا پاورپوینت (PowerPoint) خود نگهداری میکنید و میخواهید از مشاهده آن توسط افراد غیرمجاز جلوگیری کنید نگران نباشید شما به هیچ ابزار اضافهای برای این کار نیاز ندارید.
شما میتوانید با امکانات داخلی این نرم افزارها از فایل خود با استفاده از کلمه عبور محافظت کنید. اگر این ویژگی برای شما هم جذاب است پیشنهاد میکنیم این مقاله را از دست ندهید تا با قابلیت رمزگذاری و محافظت از فایل های مایکروسافت آفیس بیشتر آشنا شوید.
در چه مواردی لازم است از فایل های آفیس با کلمه عبور محافظت کنم؟
طبیعتا لازم نیست هر فایلی که با کمک نرم افزارهای ورد، پاورپوینت یا اکسل تهیه میکنید را رمزنگاری کنید. اما پیشنهاد میکنیم برای افزودن یک لایه امنیتی به فایلهای حساس و محرمانه خود از این قابلیت استفاده کنید.
امکان رمزگذاری روی فایلهای آفیس به خصوص در مواردی که از رایانه مشترک یا عمومی استفاده میکنید به کارتان میآید. همینطور اگر میخواهید فایل حاوی اطلاعات محرمانه خود را از طریق پست الکترونیک یا هر روش دیگری با فردی مشخص به اشتراک بگذارید یا آن را در سرویسهای ذخیره سازی ابری نظیر OneDrive ذخیره کنید و نگران دسترسی فردی غیرمجاز به حساب کاربریتان هستید استفاده از این ویژگی برایتان مفید خواهد بود.
چگونه از اسناد و فایل های آفیس با رمز عبور محافظت کنم؟
توجه: دستورالعملهای این مقاله در مورد Word 2010 و نسخههای جدیدتر، PowerPoint 2010 و نسخههای جدیدتر و همینطور Excel 2007 و نسخههای جدیدتر آن قابل استفاده است.
برای محافظت از اسناد ورد (همچنین فایلهای اکسل و پاورپوینت)، گامهای زیر را به ترتیب دنبال کنید:
گام اول: ابتدا فایل موردنظر خود را باز کنید.
گام دوم: روی زبانه File کلیک کنید. (توجه داشته باشید تصاویر زیر متعلق به نرم افزار Word میباشد.)
گام سوم: وارد قسمت Info شده و روی Protect Document در نرم افزار ورد کلیک کنید (به جای این گزینه، در پاورپوینت گزینه Protect Presentation و در اکسل Protect Workbook را مشاهده خواهید کرد). سپس از منوی باز شده گزینه Encrypt with Password را انتخاب کنید.
گام چهارم: در این مرحله جعبهای مشابه با تصویر زیر در اختیار شما قرار میگیرد. کلمه عبور خود را در قسمت Password وارد کنید و روی OK کلیک کنید.
گام پنجم: برای تأیید کلمه عبور وارد شده، بار دیگر آن را در بخش Reenter password وارد کنید و روی OK کلیک کنید.
گام ششم: فایل خود را ذخیره کنید تا مطمئن شوید کلمه عبور روی فایل اعمال شده است.
از این پس هر بار که میخواهید فایل خود را باز کنید برای رمزگشایی محتوای فایل مشابه با تصویر زیر از شما درخواست میشود کلمه عبور مربوط به فایل را وارد نمایید.
توجه داشته باشید اگر این پسورد را فراموش کنید به شکل معمول امکان دسترسی به فایل موردنظر را نخواهید داشت. این کلمه عبور به بزرگی و کوچکی حروف حساس است و در صورتی که کلمه عبور تعیین شده در مرحله چهارم و پنجم حاوی حروف بزرگ باشد برای دسترسی به فایل، لازم است دقیقا کلمه عبور را به همان شکل تعیین شده وارد کنید.
چگونه کلمه عبور یک فایل آفیس را حذف کنم؟
در صورتی که میخواهید کلمه عبور تعیین شده برای فایل موردنظر را حذف کنید کافیست ابتدا فایل را با وارد کردن کلمه عبور خود باز کنید و مشابه با حالت رمزگذاری روی فایل به مسیر File -> Info بروید.
همانطور که در تصویر زیر مشاهده میکنید این بار بخش Protect Document با رنگی متمایز به شما اطلاع میدهد این فایل در حال حاضر با استفاده از کلمه عبور محافظت شده است.
مشابه با حالت قبل روی گزینه Encrypt with Password کلیک کنید. اما این بار محتوای قسمت Password را به طور کامل حذف کرده روی OK کلیک کنید. با ذخیره کردن و بستن فایل، از این پس میتوانید بدون نیاز به وارد کردن پسورد به محتوای فایل دسترسی داشته باشید.
