نامه خاکستری (ایمیل) – Graymail (email)

نامه خاکستری یا گریمیل Graymail چیست؟

نامه خاکستری – خاکستری‌نامه یا گریمیل (Graymail) در حوزه ایمیل به پیام های ایمیلی گفته می‌شود که به صورت انبوه اما به انتخاب یا خواست گیرنده ها برای آن‌ها ارسال می‌شود. نامه‌های خاکستری با توجه به این تعریف در زمره هرزنامه یا اسپم های ایمیلی (Email spam) قرار نمی‌گیرند.

هرچند گریمیل ها به انتخاب گیرنده ها ارسال می‌شوند اما معمولا به مرور زمان تمایل گیرنده ها به دریافت این نوع پیام ها کاهش پیدا می‌کند یا به طور کامل از بین می‌رود. از همین رو احتمال اینکه گیرنده ها، نامه های خاکستری را به عنوان هرزنامه گزارش کنند افزایش می‌یابد. بسیاری از گیرنده ها هم بدون آنکه چنین پیام هایی را باز کنند بلافاصله حذف می‌کنند یا آن‌ها را نادیده می‌گیرند.

گریمیل ها اغلب به دلیل عضویت در یک خبرنامه، عضویت در یک سایت یا لیست ایمیل برای افراد ارسال می‌شوند. این پیام ها معمولا مواردی مانند اطلاعیه های فروش ویژه و کدهای تخفیف، اعلان برگزاری همایش، معرفی محصولات یا خدمات جدید، عنوان و لینک مطالب تازه و … را شامل می‌شوند.

در مورد بسیاری از کاربران معمولی، خاکستری نامه ها بخش عمده‌ای از پیام‌های موجود در صندوق ورودی ایمیل را تشکیل می‌دهند. گفتنی است این اصطلاح برای اولین بار توسط مایکروسافت برای ایجاد تمایز میان این نوع پیام ها و پیام های هرز به کار برده شد.

خاکستری‌نامه - نامه خاکستری - گریمیل (ایمیل) - Graymail (email)

تفاوت هرزنامه و خاکستری‌نامه

هرچند ممکن است کاربر پس از مدتی مایل به دریافت نامه‌های خاکستری نباشد اما میان این نوع پیام های ایمیلی و اسپم ها تفاوت‌های واضحی وجود دارد. مهم‌ترین این تفاوت‌ها عبارتند از:

  • خاکستری‌نامه ها به درخواست مستقیم یا غیرمستقیم گیرنده‌ها برای آن‌ها ارسال می‌شود. به عنوان مثال ممکن است کاربر با عضویت در یک سایت نسبت به دریافت پیام‌های خبرنامه ابراز علاقه کند یا این موضوع را بپذیرد. این درحالیست که هرزنامه ها به صورت کاملا ناخواسته و بدون مجوز برای گیرنده‌ها ارسال می‌شوند.
  • نامه های خاکستری توسط منابع معتبر برای ارتباط بهتر با گیرنده ارسال می‌شوند. برخلاف پیام های اسپم که معمولا توسط منابع نامعتبر (یا نه چندان معتبر) برای جذب مشتری، انتشار بدافزار، کلاهبرداری و … ارسال می‌شوند.
  • معمولا خاکستری نامه ها مجهز به یک لینک لغو عضویت (یا Unsubscribe) در پایین پیام هستند که به کاربر اجازه می‌دهد در صورت عدم تمایل، دریافت پیام‌ها را لغو کند. در برخی موارد نیز کاربر می‌تواند از طریق پنل کاربری داخل سایت، نوع پیام‌هایی که می‌خواهد دریافت کند را مشخص کند یا به طور کامل دریافت پیام‌های خبرنامه‌ای و … را لغو کند. اگر مایل به دریافت چنین پیام‌هایی نیستید بهتر است به جای گزارش آن‌ها به عنوان هرزنامه از روش‌های فراهم شده برای لغو دریافت پیام استفاده کنید. در طرف مقابل، پیام های اسپم معمولا فاقد چنین قابلیت‌هایی هستند.
  • نامه های خاکستری اغلب محتواهایی را دربرمی‌گیرند که با سلیقه، نیاز یا خواسته کاربر تناسب دارند. برای مثال اگر در یک سرویس میزبانی وب ثبت نام کرده‌اید احتمالا پیام‌هایی که برایتان ارسال می‌شود محدود به اطلاع رسانی در مورد سرویس ها، فروش‌های ویژه، تخفیف‌ها یا مطالب آموزشی مرتبط با میزبانی وب خواهد بود. این درحالیست که پیام های هرز معمولا به صورت ناخواسته و انبوه برای افرادی با سلیقه‌ها و خواسته‌های متفاوت و حتی بی‌ارتباط ارسال می‌شود.

چگونه از نارضایتی گیرنده ها در مورد نامه های خاکستری و خبرنامه ها جلوگیری کنیم؟

برای کاهش یا جلوگیری از نارضایتی گیرنده ها در مورد پیام های خبرنامه ای و نامه های خاکستری پیشنهاد می‌کنیم موارد زیر را هنگام ارسال این پیام‌ها رعایت کنید:

  • از ارسال پیام های ایمیل متعدد و فراوان خودداری کنید. سیاست مشخصی جهت ارسال اطلاعیه‌ها داشته باشید که برای کاربر مزاحمت بیش از حد ایجاد نکند.
  • امکان لغو عضویت برای دریافت پیام ها را فراهم کنید. برای این کار می‌توانید بخشی در پنل کاربری درنظر بگیرید و یک لینک لغو عضویت نیز در انتهای هر پیام قرار دهید.
  • اگر پیام‌هایی که ارسال می‌کنید موضوعات مختلفی دارند امکان انتخاب دسته‌های دلخواه برای دریافت پیام را فراهم کنید. برای مثال در یک فروشگاه آنلاین می‌توانید گزینه‌ای برای دریافت پیام‌های مربوط به وضعیت سفارش و گزینه‌ای هم برای دریافت پیام‌های مربوط به فروش های ویژه و … در نظر بگیرید. در چنین حالتی گیرنده‌ها می‌توانند با انتخاب گزینه‌های مناسب، تنها پیام های دلخواه خود را دریافت کنند. به این ترتیب گیرنده‌ها با پیام‌هایی که مایل نیستند دریافت کنند آزرده خاطر نخواهند شد.
  • از ارسال پیام‌های بی‌ارتباط، نامناسب یا آزاردهنده خودداری کنید.

فراموش نکنید رعایت موارد فوق به ارتباط بهتر با گیرنده و مشتری منجر می‌شود. به علاوه مانع از این می‌شود که پیام های ایمیل شما توسط گیرنده‌های ناراضی به عنوان هرزنامه گزارش شود و توسط سرویس های ارائه ایمیل به عنوان ارسال کننده اسپم شناخته شوید.

پیوندهای پیشنهادی تک دیک

لینک واژه در ویکی‌پدیا

امیرحسین شهسواری

عاشق دنیای رایانه و فناوری به خصوص برنامه نویسی هستم؛ یادگرفتن و البته یاد دادن چیزای جالبی که یاد گرفتم باعث خوشحالیم میشه و از اولویت‌های اصلی زندگیم به حساب میاد. از مدیریت و نوشتن در تک دیک هم واقعا لذت می‌برم :)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.